Mail Kültürü

Günümüzün önemli bir kısmını mail okumak ve cevaplamakla geçiriyoruz. Mevcut iş yoğunluğunun içerisinde bazen hızlıca bir işi daha bitirmek için bir maile cevap yazarken bazı ufak detayları atlayabiliyoruz.

Henüz yüzyüze tanışmadığımız insanlarla mail alıp gönderirken (mailleşmek de diyoruz) karşı tarafta hakkımızda oluşan düşüncelere kurduğumuz cümleler ya da yazdığımız kelimeler de sebep olabiliyor. Özellikle firma olarak mail kültürü oluştururken aşağıdaki notları göz önünde tutabiliriz;

  • To : Kime, CC : Bilgi, Bcc : Gizli anlamına gelmektedir.
  • Maillerinizin ulaşacağı kişilerin yerlerini to, cc ve bcc bölümlerinde dikkatli belirleyin.
  • Konu ile direk ilgili olacak kişileri to bölümüne, ikinci dereceden ilgilenecek kişileri ise cc bölümüne ekleyin.
  • Bcc bölümüne yazacağınız kişilere ulaşan mailler hakkında to ve cc bölümünde ki kişilerin bilgisi olmayacaktır.
  • Göndereceğiniz mailin subject (konu) bölümüne kesinlikle açıklayıcı bir başlık yazın.
  • Sadece subject (konu) bölümüne bir şeyler yazıp, genel içeriği boş bırakarak mail göndermeyin.
  • Mail göndereceğiniz kişi ve kurumu karşılama başlığı ile mutlaka belirtin, örneğin ; “Ürünler Hk.” ve ya “Değerli Müşterimiz” gibi.
  • Yazdıklarınızın alıcı tarafından net anlaşılabilmesi için 3 kuralı unutmayın, Giriş, Gelişme, Sonuç.
  • Mailiniz sonunda mutlaka iyi dileklerinizi ileten bir mesaj, örneğin; “İyi Çalışmalar” gibi ve kısa kimliğinizi belirten bir imza ekleyin.
  • Genel bildirim yapmanız durumunda mailiniz doğru ve ilgili kişilere gitmesine dikkat edin. Sizinle hiç ilgisi olmayan kişi/birimlere genel bilgilendirme amaçlı mailler göndermeyin.
  • Genel bilgilendirme mailleri birim yöneticileri ve yönetim tarafından yapılabilir.
  • Mail kalabalıklığından kurtulmak ve boş yere mail trafiği oluşturmamak için, lüzumsuz mailler göndermeyin.
  • Çalışanların “personel” grubuna mail atmaması bu grubu birim yöneticileri ve yönetimdeki kişilerin kullanması daha doğrudur. Bayram ve özel gün kutlamaları sadece yöneticiler tarafından yapılmalıdır.
  • Gruba mail atıldığında reply veya reply all seçimine dikkat edilmesi gerekmektedir.
  • Yazışmalarda BÜYÜK harf kullanılmasın, bağırmak anlamına geliyor.
  • Yazılan yazı göndermeden bir daha okunsun ki, yanlış anlaşılabilecek ve konuyu yeterince anlatmayan yazı yazılmasın.
  • Tüm yazışmalarda , başlamadan önce iyi dilekler bildirilmeli, sonrasında yazılar yazılmalıdır. Yazının genel içeriği karşı tarafın pek hoşuna gitmeyecek konular olsa bile, bu yazılanlara empati ile yaklaşmasını sağlar ve kullandığınız cümleler de incitici olmaz ise, ikna etmiş olursunuz.
Content Protection by DMCA.com

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir